On perd en moyenne 7h30 par semaine !

  • 13 Novembre 2018
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Vous travaillez dans un bureau et vous êtes amené à gérer une quantité croissante de documents papier et numériques. Sachez que chaque année le volume de documents papier augmente de 50%. Et grâce (ou à cause) de la dématérialisation, le volume des documents numériques augmente de 60%. La gestion de cette masse documentaire doit donc être efficace et professionnelle au risque de se laisser complétement déborder. 

 

Avez-vous déjà perdu un temps précieux à rechercher un document ?

"Quand on me demande de ressortir un document, il n'est pas rare que cela me prenne quelques minutes. Je crois savoir où il se trouve mais régulièrement je tatonne avant de trouver son emplacement. Parfois même je tombe sur plusieurs documents portant le même nom. Il faut que je les ouvre pour savoir lequel est le bon."

 

Cette petite mise en situation se produit plusieurs fois par jour et des dizaines de fois chaque semaine.

 

C'est ainsi qu'au bureau nous passons tous du temps dans cette activité stérile : chercher une information !
 

Et vous savez quoi ? ce n'est pas le pire. A ce temps perdu en recherche, il faut ajouter le temps passé à recréer un document que l'on ne retrouve pas ...

 

Etes-vous concerné ?

  • Il vous arrive d'ouvrir plusieurs documents avant de trouver le bon ?
  • Quand vous cherchez un document il vous arrive de ne pas le retrouver ?
  • Vous vous sentez parfois dépassé face à la quantité croissante d’informations à gérer ?
  • Dans votre ordinateur le classement ressemble parfois à un jeu de piste ?
  • Votre pile de papiers à classer et votre répertoire ''divers'' grandissent un peu plus chaque semaine ?
  • Vous travaillez dans une collectivité ?

 

Si vous répondez oui à ces questions, alors continuez la lecture. Dans le cas contraire, votre temps est précieux, vous pouvez arrêter là et passer à autre chose.

 

Pour vous qui êtes concernés, votre temps aussi est précieux, mais dès maintenant investissez quelques minutes pour gagner des dizaines d’heures par la suite.

 

Des études démontrent qu’en moyenne nous perdons 7h30 chaque semaine au bureau à rechercher un document papier ou numérique. Cela parait énorme et incroyable. Et pourtant, cela a été mesuré tout à fait sérieusement par 2 cabinets.

 

C’est prouvé : voici les 2 études en question

  • IDC (International Data Corporation oct. 2010) : enquête auprès des « cols blancs ». Elle fait apparaître une baisse de productivité liée au temps perdu à chercher des informations. Cette étude révèle que les collaborateurs passent en moyenne 7h40 par semaine à "rechercher des informations sans les trouver" et à "reformater des données à partir de plusieurs sources".

 

  • L'AIM (L’Association Information et Management) estime quant à elle à 7h30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information papier ou numérique sans la trouver. Cette association créée en 1991 regroupe des chercheurs, des enseignants et des professionnels, spécialistes des systèmes d'information.

 

Vous imaginez que cela représente environ une journée de perdue chaque semaine ? Non seulement ce sont des heures perdues, mais c’est également beaucoup de stress.

 

Il est vrai qu'aujourd'hui, la recherche de documents est tellement ancrée dans notre quotidien professionnel que l'on n'y fait plus attention et que c'est devenue une activité ''normale'' et totalement intégrée dans notre poste.

Pourtant, si on y réfléchit un peu, ce n'est pas du tout normal. Avec tous ces outils informatiques et les méthodes adéquates, on ne devrait quasiment jamais perdre de temps en recherche de documents et d'informations.

 

Maintenant que vous avez pris conscience de ce point, faites-y attention la prochaine fois. Lorsque vous serez à votre bureau et que votre responsable ou un collègue vous sollicitera pour avoir un document. Prenez conscience du temps qu'il vous faut pour le retrouver. Et pour aller plus loin, dans une journée, comptez le nombre de fois où cette situation se représente. Vous allez découvrir qu'en réalité vous passez beaucoup de temps à chercher et ouvrir des dossiers ou des fichiers informatiques.

 

Tout ça pour dire que ce problème mérite bien qu'on s'y arrête un peu.

 

A tout problème une solution

Il existe des solutions pour réduire de façon drastique cette perte de temps. Bien sûr cela demande un peu de temps et de travail pour le mettre en place. Mais c'est vraiment un investissement temps. Parce que par la suite ce sont des heures de gagnées, une meilleure productivité et surtout de la sérénité. Et ça, ça n’a pas de prix. Il y a suffisamment de sujet de stress dans une journée de travail pour ne pas s’en ajouter.

 

Partons à la recherche du temps perdu !

Le temps fait partie de ces choses les plus précieuses au monde. Et se rendre compte qu'on le gâche à ça, c'est inacceptable. Tout ce temps perdu qui pourrait servir à faire autre chose.

Imaginez tout ce que vous pourriez faire si vous récupériez plusieurs heures par semaine.

 

"J’ai travaillé durant des années dans un service administratif et avec le recul, je me rends bien compte que j’ai perdu énormément de temps en recherche de documents et aussi en reconstruction de documents. En effet lorsque qu’il m’était impossible de remettre la main sur ce que je cherchai, même en utilisant la fonction ‘’recherche’’ de l’explorateur de fichier, il arrivait que je refasse entièrement le document."

 

Comment arrêter de perdre du temps en recherche de documents au sein d'une collectivité ? 

La réponse tient en 3 points. Pas de logiciels coûteux à installer. Absolument rien de compliqué. Ce sont 3 outils et méthodes à intégrer dans vos habitudes de travail pour en finir avec ce gachis de temps et retrouver de la sérénité.

 

Voici de quoi il s’agit :

1. Un plan de nommage

2. Un plan de classement

3. Un tableau de gestion

 

 

 

  • Le plan de nommage va vous servir à identifier d’un coup d’œil un dossier, un classeur ou un fichier numérique. Vous allez normaliser le nom et la façon de codifier tous vos documents. Que ce soit papier ou numérique. Si votre plan de nommage est bien fait, la seule lecture du nom de votre fichier va vous indiquer ce qu’il y a à l’intérieur. Vous saurez ainsi si c’est le document que vous recherchez ou pas. En tout cas, plus besoin de l’ouvrir pour vérifier. Premier gain de temps !

 

  • Le plan de classement permet de classer l’ensemble de vos documents de façon à les retrouver facilement. Il va structurer de façon logique tous vos documents administratifs pour mieux les gérer. Terminé la gestion de plusieurs méthodes de classement propre à chacun. Votre classement devient intuitif. Vous pouvez naviguer dans l’arborescence jusqu’au niveau le plus fin et retrouver le fichier que vous cherchez.
    Le classement est identique pour vos dossiers papiers ou numériques. Si vous gérez plusieurs collectivités, votre classement est identique sur chacune d'elle, ce qui facilite grandement le travail et vous fait gagner beaucoup de temps. Rien de mieux qu'un exemple pour bien comprendre : cliquez ici.

 

  • Le tableau de gestion c’est l’équivalent du calendrier de conservation mais en plus complet. Il va vous indiquer combien de temps vous devez conserver un document et surtout ce que vous allez faire de ce document lorsqu’il arrive en fin de vie. C’est-à-dire lorsqu’il est en fin de Durée d’Utilité Administrative (D.U.A.).
    Par exemple vous conservez les factures 5 ans puis vous pouvez les détruire.
    Le tableau de gestion est très facile d'utilisation. C'est un document que vous allez consulter régulièrement et qui va vous éviter de poser dans un coin de votre bureau les documents dont vous ne savez pas quoi faire. C'est aussi grâce à lui que vous allez pouvoir faire de la place dans votre bureau et sur votre ordinateur.

 

 

Si vous m'avez lue jusqu'ici, c'est sans doute parce que vous avez envie que cela change. La question est simple : comment pouvons-nous améliorer votre gestion documentaire ?

Pour avoir fait la même démarche, après avoir gaspillé tant d'heures précieuses, je sais maintenant que la solution est simple à mettre en place. Alors je veux vous donner un coup de main en vous partageant l’accès à une série de 3 vidéos qui reprend l’essentiel pour faire de vous la personne la plus rapide en recherche de documents. Par la même occasion vous saurez faire de la place dans votre bureau en vous débarrassant de ce qui peut l’être et en conservant précieusement le reste.

 

En quelques minutes je vous livre les clés pour reprendre le contrôle sur votre gestion documentaire. Je ne vous en dis pas plus, je vous offre ce programme alors profitez-en. Cliquez ICI

 

 

 

 

 

 

Une autre solution ? Elle est encore plus confortable. Elle consiste à se faire accompagner par un professionnel. Il vous guide tout au long d'un programme pour mettre en place une gestion documentaire normalisée et efficace au sein de votre collectivité.

Pour cela nous vous proposons un parcours spécialement conçu pour les agents administratifs en collectivité. En plus vous ne prenez aucun risque puisque si cela ne vous convient pas vous avez 30 jours avec notre engagement ''satisfait ou remboursé''. 


Imaginez-vous dans quelques semaines avec une gestion documentaire parfaitement maitrisée.

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